Pourquoi la documentation des process impacte directement la performance de la Trésorerie ? Comment mieux la gérer pour accompagner les opérations et les transformations constantes ?
Les projets font partie intégrante de l’activité d’une trésorerie
Plus que n’importe quelle autre fonction centrale, les Trésoreries doivent se montrer réactives pour s’adapter aux exigences de l’activité économique de l’entreprise. Exploitation des données, rapidité des paiements, protection contre la fraude, relation bancaire, centralisation… Elles combattent sur tous les fronts.
Conséquence directe : les projets transformants s’enchainent au point de devenir quasiment permanents. Telles les mises à jour de nos applications préférées, une amélioration constante est désormais exigée des Trésoreries. Plus que de cocher des cases à un instant T, il s’agit alors de s’organiser pour absorber les changements le plus efficacement possible.
Les transformations sont souvent bloquées par une documentation trop faible
Lors de nos missions, nous constatons que le lancement des projets souffre souvent d’une longue phase de prise de connaissance des processus existants. Evidemment, cela allonge le planning et alourdit le budget. Mais surtout, cela frustre les équipes et impacte leur adhésion. Après un kick-off plein de promesses, elles doivent en effet parler du passé alors qu’elles souhaitent se projeter vers l’avenir. La découverte de fichiers amassés au fil du temps, dans des versions et des formats souvent dépareillés, est alors douloureuse. Pire, elle témoigne parfois d’un manque de maitrise opérationnelle qui bride la performance du département et le met en risque.
De quoi parle-t-on concrètement ? A minima des éléments suivants :
Nombreux sont nos clients qui ont expérimenté malgré eux des états des lieux à marche forcée. Malheureusement, il n’y a pas de « free lunch » comme le dit l’adage. Un tel empressement détériore obligatoirement l’identification des risques du projet et en affaiblit les bases. Au final, cela ne peut mener qu’à des surcharges de travail et des retards parfois irrattrapables à un stade ultérieur du projet.
Faute de miracle, il y a néanmoins des solutions pour garder une parfaite maitrise et documentation de ses process. Ces dernières facilitent le lancement des projets ainsi que les tâches opérationnelles quotidiennes. Elles sont également à la base de bonnes pratiques opérationnelles et managériales : gestion des équipes, communication inter-services…
Documenter les process : une mission fondamentale pour la performance et le rayonnement de la Trésorerie
Bien structurés et à jour, les process sont la pierre angulaire du fonctionnement de la Trésorerie et de ses relations avec le Groupe.
Bien plus qu’une case à cocher pour les auditeurs, il doit s’agir d’un ensemble de documents facilitant le dialogue intra et extra-Trésorerie. Enfin, une organisation plus efficace et mieux maitrisée est évidemment un rempart de plus contre les fraudes.
Le rayonnement d’une trésorerie résulte évidemment d’un faisceau de facteurs. On parle régulièrement de culture corporate, de moyens technologiques, ou encore d’appétence du management pour les sujets de trésorerie. Des process clairs, documentés et diffusés, participent aussi largement à l’influence de la Trésorerie au sein du Groupe.
Pour un rôle pérenne de « Business Process Owner » au sein de la Trésorerie
Comment s’assurer un niveau de maitrise des process constant ? Là encore, pas de miracle, mais une recommandation claire : nommer un Business Process Owner. Ce dernier aura pour charge de veiller à la mise à jour et à la bonne diffusion des process.
Selon la taille et les enjeux de la Trésorerie, il pourra s’agir d’un rôle à temps plein ou non. L’essentiel est avant tout d’éviter le piège du « tout le monde s’occupe de son périmètre ». Cette fausse-bonne idée n’aboutit la majorité du temps qu’à des documents épars, voire divergents.
Portrait type du BPO :
- Interne à la Trésorerie : c’est la clé pour matérialiser l’impact direct sur la performance de l’équipe
- Rigoureux sur la méthodologie pour maintenir sur le long terme une structure homogène entre les documents
- Très collaboratif pour garantir une consultation et une diffusion sans faille
- L’expertise métier est intéressante mais selon nous secondaire car la Trésorerie n’en manque pas
Un retour sur investissement certain
Nous poussons pour que la mission intègre les objectifs récurrents de chaque Trésorerie : production, contrôle et diffusion des process tout au long de l’année. Les KPI ne manquent pas pour mesurer l’atteinte de cet objectif. Ils pourront même être l’occasion de demander des feedbacks larges, au sein de la Trésorerie, au management, aux filiales et aux interlocuteurs transverses.
Contrairement à une opinion répandue, nous sommes convaincus que les procédures sont largement rentables… A condition d’être bien structurées. Convergence vers les bonnes méthodes de travail, gain de temps pour les projets, réponses immédiates lors des audits, communication rapide avec les filiales, etc. Bien réalisée, la structuration des process est l’un des piliers de la performance de la Trésorerie.
La technologie au service de la documentation
De l’optimisation des process à leur digitalisation, Kleber Advisory accompagne ses clients trésoriers sur la problématique de la documentation. Fruit d’expertises transverses et d’un long benchmarking, nous avons développé Wikitreasury, un outil web personnalisable pour centraliser, diffuser et administrer une bibliothèque de process. Une solution technologie en phase avec les standards de notre époque.
WikiTreasury est une marque déposée par Kleber Advisory. Découvrez la solution dans cette courte vidéo et n’hésitez pas à nous contacter sur support@kleber-advisory.com pour plus d’informations.
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