Pourquoi et comment nous avons développé notre solution sur-mesure pour digitaliser les process de trésorerie.
Le constat : la documentation reste un besoin insatisfait dans les Trésoreries
Chaque mission et chaque client nous le confirment : la documentation des process reste le parent pauvre des Trésoreries. De quoi parle-t-on précisément ? De l’ensemble des documents qui formalisent les principes et modes de fonctionnement des activités de la Trésorerie. Divers dans le contenu et leur forme mais complémentaires, ces documents se regroupent en 3 grandes catégories.
Un sujet simple a priori, mais force est de constater que la gestion de ces documents semble figée dans des méthodes du passé. La réalité est souvent hybride, fruit de projets menés en silos. Plus souvent qu’on ne pense, la documentation brille par son absence. Fréquemment aussi, elle consiste en une arborescence labyrinthique sur un drive partagé.
Malheureusement, quel que soit le mode employé, ou le mix de méthodes, le résultat est rarement à la hauteur des attentes. Les blocages se multiplient et se ressemblent au point que nous les avons classés. Nous avons même ajouté les remarques les plus récurrentes glanées chez nos clients ou nos anciennes équipes. Avouez que vous les avez déjà entendues !
Le problème : un impact sur la performance de la Trésorerie
Et alors, nous direz-vous, est-ce si grave ? Faut-il vraiment dépenser de l’énergie pour ce qui s’apparente parfois à de la paperasse ? Si les Trésoriers connaissent leur métier, pourquoi aurait-on besoin d’une documentation modèle ?
La documentation des process est la partie visible de la maturité d’une Trésorerie. Un retard sur ce sujet n’est jamais anodin.
- Tout d’abord, les carences documentaires masquent souvent une érosion des connaissances opérationnelles au sein de la Trésorerie. Conséquence naturelle du turnover, celle-ci pose néanmoins problème et concentre le risque opérationnel sur quelques trésoriers devenus indispensables.
- D’autre part, des principes de gestion clairs et accessibles sont clés pour construire une relation efficace avec le management et les filiales. A l’inverse, une diffusion confuse peut nuire à l’influence de la Trésorerie et à la qualité des échanges au quotidien.
- Enfin, la prise de conscience peut être douloureuse à l’occasion d’un audit ou du lancement d’un projet. Le rattrapage devient alors source de pression pour les équipes, sans compter le budget afférent, souvent significatif.
Au final, c’est l’ensemble de la performance de la Trésorerie qui souffre de l’absence d’une documentation à jour et vraiment utile.
L’objectif : trouver la solution idéale pour gérer la documentation
Pourquoi un tel résultat pour des enjeux qui sont finalement plutôt basiques ? A l’ère du numérique, des besoins similaires sont parfaitement satisfaits par des technologies matures. Chercher une information, consulter un mode d’emploi, naviguer de lien en lien… Nous le faisons tous les jours sur nos smartphones, alors pourquoi cela ne marcherait-il pas aussi avec nos process ?
Au fil de nos réflexions, la question s’est finalement raccourcie. Quel outil permet de créer, modifier et partager efficacement des connaissances ? Pour rester terre-à-terre, ajoutons la contrainte de la simplicité et du coût…
WikiTreasury, un outil performant et une vitrine pour la Trésorerie dans le Groupe
Tout le monde connait Wikipedia. Cette solution web a rendu instinctive la consultation de ce qui est devenu la plus grande encyclopédie du monde. En évolution constante, elle apporte à des millions d’utilisateurs des informations à jour dans un format simple et dynamique. Ajoutons qu’elle est gratuite, ce qui ne gâche rien !
Partant de cette technologie, nous avons développé WikiTreasury. Le concept est simple : transposer l’ensemble des process sur un site internet centralisé et collaboratif.
Autrement dit, WikiTreasury est un site internet qui regroupe de façon structurée et ultra-accessible l’ensemble des documents relatifs à la Trésorerie.
Les avantages sont évidents et nombreux.
Une bonne pratique qui s’impose comme une évidence et rayonne sur le long terme
WikiTreasury apporte 3 niveaux de valeur ajoutée dès la mise en place.
- En premier lieux, une expérience utilisateur en ligne avec les standards 2.0. La navigation est totalement fluide et l’utilisateur est incité à consulter textes, illustrations, videos…
- En arrière-plan, une infrastructure irréprochable en matière de sécurité et de confidentialité. Intégré à Sharepoint de Microsoft, l’accès au site est modulable et à votre main. Les autorisations d’accès, l’historique des connexions… Vous avez accès à tout en quelques clics.
- Enfin, sur le moyen terme, WikiTreasury s’impose comme une best pratice vertueuse. Sur le plan managérial car elle facilite la polyvalence, la transmission d’information et la contribution de tous. Au-delà de la Trésorerie, la technologie est également très facilement scalable. Il pourra accueillir et organiser des informations de plus en plus nombreuses et devenir la base d’un véritable wiki à l’échelle du Groupe.
Retrouvez quelques visuels sur notre vidéo de présentation. Et bien sûr, n’hésitez pas à nous contacter sur support@kleber-advisory.com, nous sommes toujours disponibles pour échanger et répondre à vos questions.
WikiTreasury est une marque déposée par Kleber Advisory.
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